«لویی آرمسترانگ» در یکی از آوازهایش اینطور می خواند: «برای کارهای بسیار زیاد ما زمان بسیار کمی وجود دارد». این درواقع حقیقت و توصیف بیشتر روزهای عمر ماست که به سرعت درحال گذر است. برای استفاده بهینه از این روزها 11 راهکار در این مطلب توصیه شده است
نسترن نجاران
1. قبل از شروع، اولویت های خود را مشخص کنید
هر روز صبح، پیش از شروع کار، اولویت های روز خود را مشخص کنید. توصیه می کنیم فقط بر روی سه تا پنج کار تمرکز کنید که برای شما مهم ترین و اولویت ترین هستند. به عبارت دیگر، سعی کنید فهرستی از «آنچه امروز بیشتر می خواهم انجام دهم» را دقیقاً برای خود مشخص کنید. این ممکن است کمی عجیب به نظر برسد، اما به شما کمک می کند تا از زمان خود به نحو بهتری استفاده کنید و فقط از زمان خود برای مهم ترین چیزها استفاده کنید.
2. از انجام کارهای بی اهمیت دست بردارید
آیا تا به حال احساس کرده اید که می خواهید برخی از لیست کارهای خود را خط بکشید؟ این همیشه به ما احساس خوبی می دهد، زیرا فشار کاری کمتری روی خودمان احساس خواهیم کرد. شما می توانید این احساس را هر روز صبح تجربه کنید! هر روز، وقتی فهرست کارهای روزانه خود را یادداشت می کنید، کارهای بی اهمیت یا کارهایی که در حال حاضر کمتر مهم و ضروری هستند را خط بزنید.
برخی از کارها واقعاً فوری نیستند و می توان آنها را به زمان دیگری موکول کرد. هرچه تعداد کارها و کارهایی که در یک روز داشته باشید کمتر باشد، تمرکز شما برای انجام هر یک از آنها بیشتر خواهد بود و کارآمدتر خواهید بود. بنابراین، ارزیابی کنید که کدام کار برای شما مهمتر است و کدام یک از این کارها به زمان بیشتری نیاز دارد. سپس از بین آنها بهترین گزینه ها را برای استفاده از زمان انتخاب کنید.
3. وظایف خود را برنامه ریزی کنید
شما می توانید از تقویم خود به عنوان یک ابزار بسیار مفید برای زمان بندی وظایف استفاده کنید. فهرستی از تمام وظایف خود را در این تقویم بنویسید. اکثر ما برای قرارهای کاری، جلسات یا مهمانی های خود برنامه ریزی می‌کنیم، پس چرا زمان کاری خود را برنامه ریزی نکنیم؟
در مراحل قبل لیستی از کارهای روزانه خود را آماده کرده بودیم. اکنون به برنامه خود نگاه کنید و تصمیم بگیرید که هر کدام را در کجای روز قرار دهید. می توانید این کار را هم برای روز و هم برای هفته انجام دهید. حتی وقتی چیز دیگری پیش می آید و در برنامه ها اختلال ایجاد می کند، می توانید به راحتی آن قسمت از کار را به خانه و قسمتی دیگر (یک ساعت یا یک روز دیگر) منتقل کنید.
هدف اصلی ما با استفاده از برنامه زمان بندی و استفاده از تقویم این است که به برنامه ریزی خود متعهد بمانیم و کارهای محول شده را تا حد امکان و طبق برنامه در زمان تعیین شده انجام دهیم.
4. از هدر دادن زمان خودداری کنید
باید بپذیریم که عموماً همه ما ساعاتی از روز را صرف کارهایی می کنیم که چندان اهمیتی ندارند. چک کردن مداوم اخبار، صحبت در جمع دوستان، چک کردن اینستاگرام، تماس های تلفنی غیر ضروری، انجام کارهای خانه، همه می توانند از جمله کارهایی باشند که بر مدیریت زمان و کارایی شما تأثیر می گذارد.
به تعویق انداختن هر یک از این کارها نه تنها به شما آسیب می رساند، بلکه باعث می شود تمرکز بیشتری روی برنامه ها و وظایف خود داشته باشید و بهره وری بیشتری داشته باشید. قبل از شروع هر یک از این کارها، فقط از خود بپرسید: «آیا این بهترین استفاده از زمان من است؟» پاسخ به این سؤال به شما پاسخی برای انتخاب و برنامه ریزی کارتان می دهد.
5. محیطی ایجاد کنید که الهام بخش شما باشد
فرقی نمی کند که به اداره بروید یا از خانه کار کنید، به فضای کار و اطراف خود نگاه کنید و از خود بپرسید که آیا این فضا انرژی و تمرکز شما را افزایش می دهد؟ اگر نه، شاید زمان آن رسیده است که تغییراتی در محیط ایجاد کنید. گاهی اوقات تغییرات کوچک و ساده مانند تنظیم و افزایش نور محیط می تواند تاثیر قابل توجهی بر عملکرد شما داشته باشد. راه حل دیگری مانند خرید گیاه یا تغییر دکوراسیون می تواند مفید باشد.
علاوه بر این، گاهی اوقات نیاز به تغییر محیط داریم. شاید بهتر باشد برای مدتی دفتر خود را عوض کنید یا در برخی از روزهای هفته در کافی شاپ یا کتابخانه کار کنید. همه این موارد می تواند انرژی و انگیزه بیشتری در شما ایجاد کند و در نتیجه استفاده از زمان شما با کیفیت و کارآمدتر خواهد بود.
6. زود بخوابید و زود بیدار شوید
خواب انرژی لازم برای تمرکز و انجام کارها را به شما می دهد. وقتی خسته و بدخلق هستید، طبیعتاً نمی توانید بیشترین بازدهی خود را داشته باشید. بنابراین سعی کنید خواب با کیفیت را بین ۷ تا ۹ ساعت در شب در اولویت قرار دهید.
توصیه می کنیم به جای اینکه تا دیر وقت بیدار بمانید و به مسایل رسیدگی کنید، زود بخوابید و صبح زود بیدار شوید. دلیلش روشن است. وقتی زود از خواب بیدار می شوید، هنوز هم می توانید برای انجام کارهای شخصی یا خانه وقت داشته باشید. به عبارت دیگر، قبل از آماده شدن و رفتن به محل کار، می توانید وظایف و نقش های پدر یا مادر خود را در خانه انجام دهید.
از آنجایی که نحوه شروع روز بر کل طول روز و اخلاق شما در آن روز تأثیر می گذارد، بهتر است روز خود را با زمان کافی، صبحانه کامل و کمی ورزش صبحگاهی شروع کنید. با این کار انرژی کافی برای استفاده از زمان مفید در طول روز خواهید داشت.
7. خود را برای تمرکز آماده کنید
توجه شما یکی از با ارزش ترین منابع شماست! از آن محافظت کنید. برای زمان و مکان کار خود حد و مرز ایجاد کنید. برای انجام این کار، ممکن است نیاز به انجام کارهای خاصی داشته باشید. این می تواند بسته به شما متفاوت باشد. شاید لازم باشد همه قرارهای کاری خود را در یک روز لغو کنید، شاید لازم باشد در اتاق را ببندید و از خانواده خود بخواهید که مزاحم شما نشوند و شاید حتی گاهی اوقات لازم باشد کار خود را در یک محیط بسیار آرام مانند کتابخانه انجام دهید. در همین راستا هنگام کار توصیه می کنیم اینترنت گوشی را قطع کرده و نوتیفیکیشن ها را خاموش کنید. ایجاد این وقفه ها و وجود عوامل حواس پرتی باعث اختلال در تمرکز شما و اتلاف وقت زیادی می شود.
8. هر بار فقط یک کار را انجام دهید
چندوظیفه ای می تواند به شما این احساس را بدهد که پیشرفت خوبی دارید و کارهای زیادی انجام می دهید. اما واقعیت این است که چندوظیفه ای بهره وری را کاهش می دهد و استفاده از زمان شما را تضعیف می کند. از سوی دیگر، می تواند باعث ایجاد احساس ترس و عدم تعادل در شما شود. بنابراین، هر کاری که انجام می دهید، به آن ادامه دهید.
پیش از شروع کار بعدی (در صورت امکان) یک کار را کامل و کامل کنید. البته گاهی کارها خیلی طولانی می شود و این رویکرد امکان پذیر نیست. در چنین شرایطی باید مقدار مشخصی از کار را برای خود تعیین کنید و پس از انجام آن مقدار مشخص و برنامه ریزی، کار بعدی را شروع کنید.
9. صبور باشید!
گاهی مجبوریم کارهایی را برخلاف میل درونی و با اکراه انجام دهیم. این یک واقعیت تمام زندگی است. اجتناب و مقاومت در برابر انجام کاری ناخوشایند فقط وضعیت را بدتر می کند. به عنوان شعار معروف نایک، «فقط انجامش بده». خود را مجبور کنید که بخشی از ساعات کاری خود را به انجام همان کاری که دوست ندارید اختصاص دهید. مسأله این است که حتی اگر شما نمی خواهید این کار را انجام دهید، این کار شماست و باید انجام شود.
برای سهولت در انجام کار، توصیه می کنیم این کار یا کار را به واحدهای کوچکتر تقسیم کرده و سپس انجام دهید. کار بر روی پروژه در بخش ها و واحدهای زمانی کوچک به شما کمک می کند تا بهتر روی آن موضوع تمرکز کنید و در نهایت کل پروژه را به پایان برسانید.
10. استراحت کنید و زمانی را برای استراحت اختصاص دهید
گاهی اوقات لازم است خودتان را برای کار یا اتمام یک پروژه تحت فشار بگذارید. اما همیشه نمی توان به این روش کار کرد، زیرا استراحت نیز بسیار مهم است. استراحت از طرق مختلف می تواند به افزایش کارایی و بهره وری ما کمک کند. برای آرامش می توانید کارهای مختلفی انجام دهید.
کار را رها کنید و قدم بزنید. برای خود نوشیدنی درست کنید یا با یک دوست تماس بگیرید. به یاد داشته باشید که هدف به تعویق انداختن کار نیست. بلکه می خواهیم با انرژی و تمرکز بیشتری به کار ادامه دهیم.به یاد داشته باشید که لیست کارهای شما احتمالاً هرگز پایان نخواهد یافت.
همیشه کارهایی برای انجام دادن وجود دارد. اگر هوشیار نباشید در زمینه کاری درگیر این روال می شوید و به زودی متوجه آسیب هایی می شوید که به جسم و روح خود وارد شده است. استراحت و تفریح جزء جدایی ناپذیر برنامه ریزی کاری است. کار بدون وقفه با حقوق خسته کننده و غیرمولد می شود. بنابراین، اگر می‌خواهید بهره‌ورتر و کارآمدتر باشید، به خود اجازه مکث، توقف کار، نفس کشیدن و تفریح بدهید.
11. تمرکز بر تعادل، نه بهره وری
صادقانه بگویم، 10 مورد قبلی بر بهره وری تمرکز داشتند. اما در نهایت ما چه می خواهیم؟ آیا فقط میزان کار انجام شده برای ما مهم است؟ سلامت و رفاه شخصی ما در کجای لیست قرار دارد؟ همانطور که می دانیم پول و انرژی ما محدود است. بنابراین، ما همیشه باید انتخاب کنیم.
انتخاب های ما نشان دهنده اولویت ها و اهداف ماست. یا می توانیم کارهای مهمتر و اساسی تری را آنطور که می خواهیم انجام دهیم یا اینکه سعی کنیم همه کارها را با هم انجام دهیم و در نهایت شکست بخوریم! بسیاری از ما به روش هایی برای افزایش کارایی و بهره وری در محیط های کاری نیاز نداریم. آنچه بیشتر ما واقعاً به دنبال آن هستیم، احساس تعادل است. این حس تعادل زمانی ایجاد می شود که به خود و روش کارمان اعتماد داشته باشیم.
